Der Ausbildungsvertrag ist unterschrieben, der Kandidat steht fest, und dann? Bevor irgendetwas anderes weitergeht, gehört der Vertrag ins Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse Ihrer Kammer. Diese Eintragung ist kein Papierkram-Ritual, sondern gesetzliche Pflicht und bei Azubis aus dem Ausland der Baustein, an dem Behördenverfahren hängen.
Dieser Artikel erklärt die Rechtsgrundlage (§§ 34 bis 36 BBiG), den Ablauf, die Unterlagen und die Punkte, auf die es bei ausländischen Azubis besonders ankommt.
Was die Eintragung ist und warum sie zählt
Jede zuständige Kammer, für Industrie und Handel die IHK, im Handwerk die HWK, führt nach § 34 BBiG ein Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse. Dort werden die Kerndaten jedes Ausbildungsverhältnisses erfasst: Azubi, Betrieb, Ausbilder, Beruf, Beginn, Dauer, Vergütung, Probezeit.
Zwei Dinge stellt das Gesetz dabei ausdrücklich klar: Die Eintragung ist für Auszubildende gebührenfrei (§ 34 Abs. 1 BBiG), und sie ist keine freiwillige Formalie. Wer ausbildet, muss eintragen lassen.
Die drei Eintragungsvoraussetzungen
§ 35 BBiG nennt genau drei Bedingungen, die die Kammer prüft:
- 1. Der Vertrag stimmt: Der Berufsausbildungsvertrag muss dem BBiG und der jeweiligen Ausbildungsordnung entsprechen, also alle Pflichtangaben von Beruf über Dauer bis Vergütung korrekt enthalten.
- 2. Die Eignung liegt vor: Persönliche und fachliche Eignung des Ausbilders sowie die Eignung der Ausbildungsstätte. Was dahintersteckt, erklärt unser Artikel Ausbildungsbetrieb werden.
- 3. Nur bei Minderjährigen: die ärztliche Bescheinigung über die Erstuntersuchung nach § 32 Jugendarbeitsschutzgesetz.
Mehr verlangt das Gesetz nicht. Liegt ein Mangel vor, wird nicht sofort abgelehnt: Die Kammer gibt die Gelegenheit, den Mangel zu beheben, erst danach wird die Eintragung abgelehnt oder gelöscht.
Der Ablauf in vier Schritten
- 1. Kammer-Muster nutzen: Verwenden Sie den Vertragsvordruck Ihrer IHK/HWK (viele Kammern haben Online-Portale). Das Muster enthält alle Pflichtangaben, freie Eigenkonstruktionen produzieren nur Rückfragen.
- 2. Unterschreiben: Betrieb und Azubi unterschreiben; bei Minderjährigen zusätzlich die gesetzlichen Vertreter. Der Azubi erhält eine Ausfertigung.
- 3. Unverzüglich einreichen: § 36 BBiG verlangt den Eintragungsantrag unverzüglich nach Vertragsschluss, mit Kopie der Vertragsabfassung. Dazu gehört der betriebliche Ausbildungsplan, sofern er der Kammer nicht schon vorliegt.
- 4. Rückfragen zügig beantworten: Die Bearbeitungszeit hängt weniger an der Kammer als an der Vollständigkeit. Häufigster Zeitfresser sind widersprüchliche Angaben, etwa zur Vergütung. Ein Blick auf die übliche Ausbildungsvergütung vor dem Einreichen spart Schleifen.
Besonderheiten bei Azubis aus dem Ausland
Für die Eintragung selbst gilt: Herkunft und Sprachniveau spielen keine Rolle. § 35 BBiG kennt keine Sprach- oder Staatsangehörigkeitsvoraussetzung; der Sprachnachweis (in der Regel zertifiziertes B1) gehört ins Visumsverfahren, nicht zur Kammer.
Trotzdem ist die Eintragung bei internationalen Azubis zeitkritischer als bei einheimischen:
- Visumsverfahren: Die Bundesagentur für Arbeit prüft bei der ZAV-Vorabzustimmung den Ausbildungsvertrag und verlangt je nach Fall ergänzende Nachweise zur Kammer-Eintragung. Ein bereits eingetragener Vertrag beschleunigt das Verfahren.
- Ausbildungsduldung: Wer Bewerber mit Duldung beschäftigt, braucht die eingetragene qualifizierte Ausbildung sogar als Anspruchsvoraussetzung, mehr dazu im Vergleich Ausbildungsduldung oder Azubi-Visum.
- Volljährigkeit: Unsere Kandidaten aus Vietnam sind volljährig, die Erstuntersuchung nach Jugendarbeitsschutzgesetz entfällt damit in der Praxis meist. Das macht die Unterlagen-Liste kürzer.
Was ohne Eintragung passiert
Die Eintragung ist die Eintrittskarte in das offizielle Ausbildungssystem. § 43 BBiG knüpft die Zulassung zur Abschlussprüfung an das eingetragene Ausbildungsverhältnis; eine Ausnahme gilt nur, wenn weder Azubi noch gesetzliche Vertreter die fehlende Eintragung zu vertreten haben. Für den Betrieb heißt das im Klartext: Ohne Eintragung riskieren Sie, dass drei Jahre Ausbildung nicht in einer Prüfung münden.
Bei internationalen Azubis kommt die Behördenkette dazu: Auslandsvertretung, Bundesagentur und Ausländerbehörde arbeiten alle mit dem Vertrag und seinen Nachweisen. Ein nicht eingetragener Vertrag ist dort ein Warnsignal, das Rückfragen und Wochen kostet.
FAQ
Wer beantragt die Eintragung des Ausbildungsvertrags und wann?
Der Ausbildende, also der Betrieb. § 36 BBiG verlangt den Antrag unverzüglich nach Abschluss des Berufsausbildungsvertrags bei der zuständigen Kammer, zusammen mit einer Kopie der Vertragsabfassung.
Was kostet die Eintragung bei der IHK oder HWK?
Für Auszubildende ist die Eintragung per Gesetz gebührenfrei (§ 34 BBiG). Ob gegenüber dem Betrieb etwas berechnet wird, regelt die jeweilige Kammer selbst; fragen Sie im Zweifel direkt bei Ihrer IHK oder HWK nach.
Was prüft die Kammer vor der Eintragung?
§ 35 BBiG nennt drei Voraussetzungen: Der Vertrag muss dem BBiG und der Ausbildungsordnung entsprechen, die persönliche und fachliche Eignung sowie die Eignung der Ausbildungsstätte müssen vorliegen, und bei minderjährigen Auszubildenden muss die ärztliche Erstuntersuchung nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz vorgelegt werden.
Braucht ein ausländischer Azubi Deutschkenntnisse für die Eintragung?
Nein. Sprachkenntnisse gehören nicht zu den gesetzlichen Eintragungsvoraussetzungen des § 35 BBiG. Der Sprachnachweis (in der Regel zertifiziertes B1) gehört ins Visumsverfahren bei der Auslandsvertretung, nicht zur Kammer.
Was passiert, wenn der Vertrag nicht eingetragen ist?
Die Zulassung zur Abschlussprüfung knüpft nach § 43 BBiG an die Eintragung an; eine Ausnahme gilt nur, wenn der Azubi die fehlende Eintragung nicht zu vertreten hat. Bei Azubis aus dem Ausland kommt hinzu, dass Behörden im Visums- oder Duldungsverfahren häufig den eingetragenen Vertrag sehen wollen. Ohne Eintragung stockt also das ganze Verfahren.
Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Grundlage sind die §§ 34, 35, 36 und 43 BBiG (Wortlaut auf gesetze-im-internet.de, abgerufen Juli 2026); einzelne Kammern handhaben Verfahrensdetails unterschiedlich. Maßgeblich ist Ihre zuständige IHK/HWK.
